POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Versión: 1.0 Fecha de entrada en vigor: 4 de septiembre de 2026 Última actualización: 4 de septiembre de 2026

1. Identificación del responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Orion Nova Technologies es un establecimiento de comercio de propiedad de una persona natural y no una persona jurídica independiente.

2. Objetivo

Esta política establece las condiciones bajo las cuales Orion Nova Technologies recolecta, almacena, consulta, utiliza, actualiza, transmite, elimina y protege datos personales.

Su finalidad es garantizar los derechos de clientes, usuarios, proveedores, aliados, colaboradores, candidatos y demás personas cuyos datos sean tratados.

La política se adopta con fundamento en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias incorporadas en el Decreto 1074 de 2015. La SIC señala que los responsables deben contar con políticas físicas o electrónicas y ponerlas en conocimiento de los titulares.

3. Alcance

Esta política se aplica a los datos tratados mediante:

• Página web.
• Formularios de contacto.
• WhatsApp.
• Correo electrónico.
• Redes sociales.
• Cotizaciones.
• Contratos.
• Facturas y documentos de pago.
• Sistemas de soporte.
• Aplicaciones.
• Repositorios privados.
• Servicios en la nube.
• Bases de datos.
• Encuestas.
• Capacitaciones.
• Procesos de ciberseguridad.
• Herramientas de inteligencia artificial.
• Relaciones con proveedores y aliados.

4. Definiciones

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para tratar sus datos.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento.

Dato personal

Información asociada o que pueda asociarse a una persona natural.

Dato público

Información que puede ser tratada dentro de los límites establecidos por la ley.

Dato privado

Información que pertenece al ámbito personal o privado del titular.

Dato sensible

Información cuyo uso indebido puede afectar la intimidad o generar discriminación, como datos de salud, biométricos, orientación política, creencias religiosas u orientación sexual.

Encargado del tratamiento

Persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento

Persona que decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.

Titular

Persona natural a quien pertenecen los datos.

Tratamiento

Cualquier actividad realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, consulta, transmisión, actualización o eliminación.

5. Principios

Orion Nova Technologies aplicará los siguientes principios:

• Legalidad: los datos serán tratados de acuerdo con la normativa aplicable.
• Finalidad: cada dato tendrá una finalidad legítima e informada.
• Libertad: se solicitará autorización cuando sea necesaria.
• Veracidad: la información deberá ser completa, actualizada y comprensible.
• Transparencia: el titular podrá conocer el uso dado a sus datos.
• Acceso restringido: los datos no estarán disponibles para personas no autorizadas.
• Seguridad: se aplicarán medidas para prevenir pérdida, alteración o acceso indebido.
• Confidencialidad: quienes accedan a los datos deberán mantener reserva.
• Necesidad: se recolectarán únicamente los datos necesarios.
• Responsabilidad: se conservarán evidencias de las medidas adoptadas.

6. Datos que podrán recolectarse

Datos de identificación

• Nombre.
• Tipo y número de identificación.
• Firma.
• Empresa y cargo.

Datos de contacto

• Teléfono.
• Correo electrónico.
• Ciudad.
• Dirección comercial.

Datos comerciales y contractuales

• Servicio solicitado.
• Cotizaciones.
• Contratos.
• Entregables.
• Historial de atención.
• Solicitudes y reclamaciones.

Datos financieros básicos

• Pagos.
• Saldos.
• Soportes de transferencia.
• Información de facturación.

Orion Nova Technologies no solicitará contraseñas bancarias, códigos de seguridad ni claves personales.

Datos técnicos

• Dirección IP.
• Navegador.
• Registros de acceso.
• Dispositivo.
• Eventos de seguridad.
• Información necesaria para diagnosticar sistemas.

Datos de soporte

• Mensajes.
• Archivos enviados.
• Capturas de pantalla.
• Registros de errores.
• Grabaciones autorizadas.
• Evidencias técnicas.

7. Finalidades del tratamiento

Clientes y posibles clientes

Los datos podrán utilizarse para:

• Responder solicitudes.
• Elaborar cotizaciones.
• Realizar diagnósticos.
• Preparar contratos.
• Ejecutar proyectos.
• Gestionar pagos.
• Expedir documentos de cobro.
• Brindar soporte.
• Informar avances.
• Gestionar garantías.
• Cumplir obligaciones legales.
• Prevenir fraude.
• Proteger los sistemas.
• Conservar evidencia contractual.

Usuarios de sistemas

• Crear y administrar cuentas.
• Autenticar usuarios.
• Controlar permisos.
• Recuperar accesos.
• Prestar funcionalidades.
• Registrar eventos.
• Atender soporte.
• Detectar incidentes.

Proveedores y aliados

• Evaluar propuestas.
• Celebrar contratos.
• Coordinar proyectos.
• Gestionar pagos.
• Controlar accesos.
• Mantener comunicaciones comerciales.

Marketing

Solamente con autorización cuando sea necesaria:

• Enviar información sobre servicios.
• Comunicar promociones.
• Realizar encuestas.
• Enviar contenido educativo.
• Invitar a eventos.

El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales.

8. Autorización

Cuando sea requerida, la autorización se solicitará antes o durante la recolección mediante:

• Formulario escrito.
• Formulario electrónico.
• Contrato.
• Casilla de aceptación.
• Correo electrónico.
• Grabación autorizada.
• Otro mecanismo que permita conservar evidencia.

La autorización deberá informar:

• Identidad del responsable.
• Datos recolectados.
• Finalidades.
• Derechos.
• Carácter facultativo de los datos sensibles.
• Canales de atención.
• Forma de consultar la política.

No se utilizarán casillas previamente marcadas para autorizar publicidad.

Cuando la ley permita tratar información sin autorización, Orion Nova Technologies documentará la justificación correspondiente.

9. Datos sensibles

El tratamiento de datos sensibles será excepcional.

Antes de recolectarlos se informará:

• Que el titular no está obligado a autorizarlos.
• Qué dato se solicita.
• Por qué es necesario.
• Cómo se protegerá.
• Quién podrá acceder.
• Si será enviado a terceros.
• Durante cuánto tiempo se conservará.

La autorización deberá ser explícita.

Los datos sensibles no se ingresarán en herramientas externas de inteligencia artificial sin una evaluación previa y autorización específica.

10. Menores de edad

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente cuando:

• Sea necesario y legal.
• Respete su interés superior.
• Proteja sus derechos fundamentales.
• Exista autorización de su representante cuando corresponda.
• Se escuche su opinión según su edad y madurez.
• Se adopten medidas reforzadas de seguridad.

Los sistemas educativos o dirigidos a menores requerirán una evaluación especial antes de ser implementados.

11. Derechos de los titulares

Los titulares podrán:

• Conocer sus datos.
• Actualizarlos.
• Corregirlos.
• Solicitar prueba de la autorización.
• Conocer el uso realizado.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la eliminación cuando proceda.
• Revocar la autorización cuando legalmente sea posible.
• Acceder gratuitamente a sus datos en los casos aplicables.
• Presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite correspondiente.

12. Canal de atención

Las solicitudes se enviarán a:

Correo: orion.nova.techno@gmail.com Asunto: Solicitud de protección de datos personales

La solicitud deberá incluir:

• Nombre del titular.
• Tipo y número de identificación.
• Datos de contacto.
• Descripción clara de la solicitud.
• Documentos que la respalden, si son necesarios.
• Relación con Orion Nova Technologies.
• Firma cuando corresponda.

Antes de entregar información se podrá verificar razonablemente la identidad del solicitante.

13. Consultas

Las consultas sobre los datos serán atendidas en un plazo máximo de diez días hábiles desde su recepción.

Si no es posible responder dentro de ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento inicial.

14. Reclamos

Los reclamos relacionados con corrección, actualización, eliminación o presunto incumplimiento deberán contener:

• Identificación.
• Descripción de los hechos.
• Datos de contacto.
• Documentos de respaldo.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará la información faltante dentro de los cinco días siguientes.

Cuando el reclamo esté completo se marcará como “reclamo en trámite” cuando resulte aplicable.

El plazo máximo de respuesta será de quince días hábiles, contados desde el día siguiente a su recepción completa. Si se requiere una extensión, se informarán los motivos y la respuesta no podrá superar los ocho días hábiles adicionales.

15. Eliminación y revocatoria

El titular podrá solicitar la eliminación de sus datos o revocar la autorización.

La solicitud podrá negarse total o parcialmente cuando:

• Exista una obligación legal.
• Exista una obligación contractual.
• La información sea necesaria para ejercer o defender derechos.
• Deba conservarse como soporte contable.
• Exista otra justificación legal.

Cuando la eliminación sea procedente se realizará de manera segura o se aplicará anonimización.

16. Transferencia y transmisión

Orion Nova Technologies podrá utilizar proveedores para:

• Hosting.
• Almacenamiento.
• Correo.
• Mensajería.
• Analítica.
• Facturación.
• Pagos.
• Soporte.
• Copias de seguridad.
• Inteligencia artificial.
• Ciberseguridad.

Cuando un proveedor trate datos por cuenta de Orion Nova Technologies, se establecerán condiciones sobre:

• Finalidad.
• Confidencialidad.
• Seguridad.
• Accesos.
• Eliminación.
• Incidentes.
• Subcontratación.
• Prohibición de usos diferentes.

Cuando Orion Nova Technologies trate datos por cuenta de un cliente, seguirá sus instrucciones documentadas y las finalidades autorizadas.

17. Inteligencia artificial

Cuando se utilicen herramientas de inteligencia artificial:

• Se informará al cliente cuando su uso sea relevante.
• Se minimizarán los datos enviados.
• Se evitará ingresar información sensible.
• Se revisarán las condiciones del proveedor.
• Se aplicará supervisión humana.
• Se verificarán los resultados.
• Se evitará utilizar datos para finalidades no autorizadas.
• Se documentarán los proveedores utilizados.

Las decisiones importantes no se tomarán exclusivamente con resultados automatizados sin revisión adecuada.

18. Cookies y tecnologías similares

La página web podrá utilizar cookies para:

• Mantener sesiones.
• Recordar preferencias.
• Proteger formularios.
• Medir funcionamiento.
• Analizar visitas.
• Mejorar la experiencia.

Cuando una cookie permita identificar o perfilar a una persona, su tratamiento deberá informarse y gestionarse conforme a esta política.

La página deberá permitir conocer:

• Tipo de cookie.
• Finalidad.
• Duración.
• Proveedor.
• Forma de desactivarla.

19. Seguridad

Orion Nova Technologies implementará medidas razonables como:

• Contraseñas seguras.
• Autenticación multifactor.
• Control de permisos.
• Cifrado cuando sea apropiado.
• Copias de seguridad.
• Actualizaciones.
• Repositorios privados.
• Separación de ambientes.
• Registro de accesos.
• Protección contra software malicioso.
• Eliminación segura.
• Capacitación.
• Acuerdos de confidencialidad.
• Revisión de proveedores.

La seguridad absoluta no puede garantizarse, pero se mantendrá un proceso de prevención, detección y respuesta.

20. Incidentes

Ante pérdida, acceso indebido, alteración o divulgación se deberá:

1. Registrar el incidente.
2. Contenerlo.
3. Proteger evidencias.
4. Identificar los datos afectados.
5. Cambiar o revocar credenciales.
6. Evaluar el riesgo.
7. Informar al cliente cuando corresponda.
8. Aplicar medidas correctivas.
9. Documentar la solución.
10. Realizar los reportes exigidos.

La SIC señala que los incidentes sujetos a reporte deben comunicarse mediante el mecanismo aplicable dentro de los quince días hábiles siguientes a su detección y conocimiento por el responsable interno.

21. Conservación

Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para:

• Prestar el servicio.
• Cumplir el contrato.
• Atender garantías.
• Resolver reclamaciones.
• Cumplir obligaciones contables o legales.
• Defender derechos.
• Gestionar incidentes.

Cuando finalice la finalidad y no exista obligación de conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados según corresponda.

22. Repositorios

No se publicarán en GitHub:

• Datos de clientes.
• Contratos firmados.
• Cédulas.
• Firmas.
• Direcciones.
• Bases de datos reales.
• Credenciales.
• Tokens.
• Claves de API.
• Conversaciones privadas.
• Registros de usuarios.
• Informes de vulnerabilidades.

Los repositorios públicos utilizarán información ficticia o anonimizada.

23. Registro Nacional de Bases de Datos

Orion Nova Technologies verificará periódicamente si, de acuerdo con su naturaleza, activos y bases administradas, está obligada a inscribir información en el Registro Nacional de Bases de Datos.

La ausencia de obligación de registro no elimina el deber de cumplir la Ley 1581 de 2012, proteger los datos y atender los derechos de los titulares.

24. Responsable interno

La atención de protección de datos estará inicialmente a cargo de:

Nombre: Carlos Daniel Culma Perdomo Calidad: Propietario de Orion Nova Technologies Correo: orion.nova.techno@gmail.com Teléfono: +57 300 444 0009

Cuando aumente el volumen de información, se podrá designar una persona o área especializada.

25. Cambios

Las modificaciones serán publicadas en el repositorio o página web indicando:

• Número de versión.
• Fecha.
• Cambios principales.
• Fecha de entrada en vigor.

Cuando el cambio altere sustancialmente las finalidades, se solicitará una nueva autorización cuando sea necesario.

26. Vigencia

Esta política entra en vigor el 4 de septiembre de 2026.

Las bases de datos tendrán la vigencia necesaria para cumplir las finalidades y obligaciones legales, contractuales y comerciales correspondientes.

27. Fuentes oficiales

• Ley 1581 de 2012
• SIC — Políticas de tratamiento de datos
• SIC — Política de tratamiento de datos personales
• SIC — Reporte de incidentes

Aceptación en formularios

Los formularios podrán utilizar:

[ ] Autorizo el tratamiento de mis datos para atender mi solicitud y
prestar los servicios, de acuerdo con la Política de Tratamiento de
Datos Personales de Orion Nova Technologies.

[ ] Deseo recibir información comercial y promociones.

La segunda autorización será opcional y no deberá aparecer marcada automáticamente.